Hoe maakt u als financiële professional optimaal gebruik van Excel en vermijdt u de valkuilen?

Vraag financiële controleurs en managers met welk programma zij het liefst werken, en in de meeste gevallen is het antwoord Excel. Hoe komt het dat Excel nog steeds de lieveling is van veel financiële professionals, ondanks alle technologische innovaties? In deze blogpost leggen we uit waarom Excel nog steeds door veel finance professionals wordt verkozen boven andere budgetterings- en planningssoftware. Wat de sterke punten van Excel zijn. Welke beperkingen Excel heeft wanneer u het als zelfstandige toepassing gebruikt. En welke tools u kunt gebruiken om nog meer uit Excel te halen.

Dit is waarom financials nog steeds dol zijn op Excel

Dat Excel nog steeds de eerste keuze is van veel financiële professionals is niet verwonderlijk. Excel is vertrouwd, toegankelijk en betaalbaar. Het biedt standaard veel functionaliteit, communiceert naadloos met andere Microsoft-programma’s en ook zonder programmeerkennis bouwt u snel prachtige Excel-rapporten.

• Excel is vertrouwd: Het programma behoort tot de standaard (Microsoft) uitrusting van veel organisaties. Zowel finance als business hebben doorgaans hun eigen Excel-sjablonen, waar ze tevreden over zijn en prima mee kunnen werken.
• Toegankelijk: Of je Excel nu op je pc installeert of online gebruikt, de interface ziet er altijd hetzelfde uit. Dit vertrouwde uiterlijk maakt het programma toegankelijk voor een breed publiek. Ook de functionaliteit om sjablonen en rapporten te bouwen is voor veel financiële professionals vertrouwd.
• Betaalbaar: Veel organisaties werken met Microsoft Office. Welke Office-versie u ook heeft, Excel maakt er altijd deel van uit. Excel is dus bij de prijs inbegrepen en bevat standaard veel functionaliteit. Ook het opschalen van Excel naar meer gebruikers is relatief betaalbaar.

De beperkingen bij het gebruik van Excel ‘op zichzelf’

Naast de eerder genoemde sterke punten heeft Excel bij zelfstandig gebruik enkele belangrijke beperkingen die afbreuk doen aan de betrouwbaarheid van de informatie, zoals:

• Slecht versiebeheer: Excel-bestanden worden vaak onderling gedeeld en kunnen door iedereen afzonderlijk worden opgeslagen. Daardoor circuleren er vaak meerdere versies van hetzelfde document. Hierdoor is het onduidelijk wat de meest recente of juiste versie van een bepaald document is. Zeker wanneer meer mensen met dezelfde bestanden werken, is goed versiebeheer een must.
• Grote kans op menselijke fouten: Zelfstandig gebruik van Excel betekent dat bijna alle informatie handmatig moet worden ingevoerd of gekopieerd. Een fout is daarbij snel gemaakt. U zult niet de eerste zijn die een rij of kolom kopieert of een tikfout maakt die plotseling heel andere – onjuiste – resultaten oplevert. Hoe minder handmatige handelingen in een Excel-bestand moeten worden uitgevoerd, hoe kleiner de kans op menselijke fouten. Nog beter is het om alle brongegevens op te slaan in één centrale database; een ‘single source of truth’ die altijd volledig en correct is. En waaruit alle benodigde informatie in een paar muisklikken kan worden geëxporteerd of geconverteerd.
• Gegevensmanipulatie ligt op de loer: Als Excel-bestanden – of bepaalde velden – niet beveiligd zijn, is het heel gemakkelijk om informatie handmatig te wijzigen. Bovendien is het niet zichtbaar wanneer bepaalde gegevens zijn gewijzigd en door wie. Dit leidt tot een groot risico op datamanipulatie. Goed beveiligde en uniforme Excel-sjablonen, eventueel met de nodige validaties en controles, helpen de betrouwbaarheid van uw Excel-rapporten te waarborgen.
• Beperkte schaalbaarheid: Heeft uw organisatie een handvol entiteiten of bedrijfsonderdelen waar u gegevens in de Excel bijhoudt, dan is het te doen. Maar hoe groter uw organisatie, hoe ingewikkelder het wordt om alles in Excel bij te houden. Handige tools om sneller en gemakkelijker met de Excel-gegevens te werken, en om snel dezelfde sjablonen toe te passen op een groot aantal entiteiten, zijn dan geen overbodige luxe meer om het overzicht te bewaren.
• Compliance uitdagingen: Niets is zo veranderlijk als financiële wet- en regelgeving. Nieuwe updates van IFRS, GAAP’s of andere financiële en fiscale regelgeving zijn aan de orde van de dag. Als u Excel zelfstandig gebruikt, kost het veel tijd om de nieuwe regels en updates in elk afzonderlijk Excel-bestand te implementeren. Bovendien is de kans groot dat u bepaalde bestanden vergeet, of per ongeluk met een oud bestand gaat werken dat nog niet aan de nieuwe regels voldoet.

Hoe haalt u meer uit Excel

Bent u erg verslingerd aan Excel, maar zou u er meer uit willen halen? Bijvoorbeeld door uw FP&A, consolidatie en rapportage waar mogelijk te stroomlijnen of te automatiseren? In onze volgende blogpost belichten we de combinatie van Excel met Fluence en Vena: tweelaagdrempelige tools die elk op hun eigen manier Excel faciliteren en aanvullen met extra functionaliteit, zoals workflows en audit trails.