Op zoek naar CPM-software? Vermijd deze valkuilen!

Veel bedrijven die nieuwe CPM-software overwegen, nemen direct contact op met een handvol leveranciers voor een demo. De zoektocht naar een nieuw systeem wordt vaak niet goed voorbereid. Het lijkt overbodig, maar een stap terug doen en de vereisten helemaal opnieuw definiëren kan u veel opleveren. Zo profiteert u maximaal van de nieuwste technologie en optimaliseert u uw workflows en processen. In deze blog vertellen onze CPM Advisory experts welke valkuilen er zijn en hoe u ze kunt vermijden.

#1 Vereisten niet duidelijk

Als start van het selectietraject sturen veel bedrijven hun medewerkers enquêtes met de vraag hoe ze nu werken en hoe ze morgen willen werken. Dit levert meestal weinig op. Het is van belang een overzicht te krijgen van welke functionaliteiten de diverse systemen kunnen bieden. De bedrijfsvisie en -strategie, uw KPI’s en de manier waarop u deze wilt monitoren zijn eveneens belangrijk om te beslissen waar de nieuwe CPM-software aan moet voldoen. Het helpt om deze zaken bij de start van het project te bespreken, zodat de betrokken medewerkers duidelijk kunnen aangeven hoe ze voortaan willen werken. Input vanuit de organisatie verzamelen (via enquêtes, workshops, etc.) is een goede vervolgstap.

#2 Geen draagvlak vanuit de business

Soms wordt de zoektocht naar alternatieve CPM-software ingegeven door externe factoren: de huidige CPM-software wordt van de markt gehaald, nieuwe wet- en regelgeving die extra rapportageverplichtingen met zich meebrengt, etc. De kans bestaat dat er niet voldoende draagvlak is voor deze veranderingen binnen de organisatie. In dat geval zijn verandermanagement en betrokkenheid nodig om iedereen te laten zien hoe een nieuw CPM-systeem hun leven makkelijker maakt.

#3 Organisatie niet klaar voor zo’n groot project

Afhankelijk van de volwassenheid van een organisatie, is deze wellicht niet klaar voor het opzetten en uitvoeren van zo’n groot project. Kennis, kunde en ervaring met projectmatig werken zijn noodzakelijk om het project goed in te richten:

• Waar beginnen we?
• Welke randvoorwaarden zijn nodig (mensen, middelen, geld en tijd)?
• Hoe zorgen we voor commitment van het management?
• Wie moeten worden betrokken en in welke rol?
• Hoe waarderen we mensen vanuit de projectorganisatie?
• Over welke vaardigheden moet de projectmanager beschikken?
• Hoe monitoren we het selectie- en implementatietraject?

Om het project tot een succes te maken, moet het management zich ervan bewust zijn dat hun commitment cruciaal is. Evenals hun steun bij het creëren van de benodigde ruimte en voorwaarden om het project uit te voeren.

#4 Geen echte selectie, alleen mening bevestigen

Soms hebben bedrijven wel degelijk een richting waarin ze zoeken naar CPM-software. Dan willen ze niet echt advies, maar alleen een expert die hun mening bevestigt. Vaak is hun scope te smal, omdat ze maar een handvol leveranciers benaderen. En de belangrijkste afdelingen kijken vaak niet verder dan hun eigen ‘eilandje’: wat willen wij en wat zou handig zijn voor onze afdeling? Dit maakt het risico dat de optimale oplossing over het hoofd wordt gezien zeer hoog. Om deze valkuil te vermijden, is het belangrijk om relevante stakeholders uit alle organisatieonderdelen te betrekken. En samen te bepalen wat belangrijk is voor hen.

#5 Relevante stakeholders niet betrokken vanaf het begin

Maar al te vaak vindt een softwareselectie plaats zonder de mensen te raadplegen die ermee moeten werken. Het programma wordt geïmplementeerd en geïntroduceerd, maar achtergrondinformatie over het waarom en hoe ontbreekt. Sterker nog, omdat de relevante stakeholders niet zijn betrokken bij het bepalen van de vereisten, voldoet het nieuwe systeem mogelijk niet aan hun behoeften. In plaats van een oplossing wordt het een last die zorgt voor veel extra werk. Heldere communicatie en betrokkenheid van alle stakeholders vanaf het begin zijn essentieel voor elk project. Niet alleen om urgentiebesef en draagvlak voor het besluit te creëren, maar ook om ervoor te zorgen dat het een positieve verandering brengt voor iedereen.

#6 Te veel uitgaan van huidige systeem en manier van werken

Bij het opstellen van de vereisten, worden vaak het huidige systeem en de huidige manier van werken als uitgangspunt genomen. Dit lijkt een logische en veilige keuze. Maar doordat uw bedrijf groeit, raken uw workflows en processen steeds meer gedateerd en inefficiënt. Het selecteren van nieuwe CPM-software is het perfecte moment om ze opnieuw uit te lijnen met uw organisatiedoelstellingen en groeiplannen. En om een nieuwe manier van werken op te zetten die u in staat stelt om verder vooruit te kijken en optimaal gebruik te maken van de nieuwste technologie.

#7 Zwichten voor ‘an offer you can’t refuse’

Salesgedreven organisaties zoals softwareleveranciers werken vaak met kwartaaldoelstellingen. Als het eind van een kwartaal in zicht is, doen ze er vaak een schepje bovenop om hun aanbod extra aantrekkelijk te maken. Bijvoorbeeld door meer functionaliteit of extra modules toe te voegen. Op het eerste gezicht lijkt dit een aanbod dat u niet kunt afslaan, maar meestal bieden deze extra’s weinig meerwaarde voor uw organisatie. De kans bestaat zelfs dat u straks zit met een CPM-softwareoplossing die te groot en te duur is voor uw bedrijf. Laat u niet opjagen om te snel te tekenen. Neem alle tijd die u nodig hebt om voorstellen van diverse leveranciers te vergelijken. En verzeker u ervan dat ze echt aan uw behoeften en verwachtingen voldoen.

Vraag het de CPM Advisory expert

Cpmview biedt unieke CPM-oplossingen voor financiële planning, financiële consolidatie, rapportage en analyse die zijn toegesneden op de specifieke behoeften van snelgroeiende organisaties of organisaties in het middensegment van de markt. Onze CPM-experts hebben veel ervaring in het helpen van bedrijven bij het definiëren van gedetailleerde eisen en het selecteren van de best passende CPM-software. Een oplossing die u eenvoud, inzicht en controle biedt.