Selectie van CPM-tools: zo creëert u de perfecte fit

Uw organisatie heeft een nieuw CPM-systeem nodig om uw ambities voor de komende jaren te realiseren. Maar misschien weet u niet waar u moet beginnen. Veel bedrijven vragen als eerste hun huidige leverancier om een demo. Om tot de juiste oplossing voor een moderne en toekomstbestendige CPM-tool, doet u eerst een stap terug. Bereid de selectie van de CPM-tool voor door de perfecte fit te onderzoek op de volgende aspecten:

#1 Strategische fit: ondersteuning van de businesscase

Definieer in uw voorbereidingsdocument uw businesscases, hoofddoelen en plannen voor de komende 5 jaar. Bijvoorbeeld: wilt u groeien door acquisities, anticipeer dan nu al op complexe integraties in uw CPM-toolselectie. Kies een systeem dat u voldoende functionaliteit biedt om de groei te ondersteunen, en aanvullende rapportage-eisen en nice-to-haves mogelijk maakt.

Veel CPM-tools dekken alleen de basisbehoeften, maar laten geen verdere groei toe. Als dat niet aan uw eisen voldoet, richt u zich dan op meer volwassen toepassingen en een ander soort leveranciers.

#2 Process fit: ondersteuning van de rapportageprocessen

Het definiëren van de betrokken procestypes en uw favoriete manier van werken, leidt tot een shortlist van leveranciers voor verder onderzoek.

Bepaal eerst welke processen moeten worden opgenomen in het nieuwe CPM-systeem: eenvoudige financiële processen, budgettering en consolidatie? Of ook aanvullende rapportages, zoals belasting-, ESG– en/of investeringsrapportages? Nadat u uw rapportageprocessen hebt gedefinieerd, bepaalt u of u een alles-in-één systeem wilt, ‘best of breed’ voor elk afzonderlijk proces, of een naadloze integratie met een specifiek systeem. Een andere belangrijke vraag is welke organisatieniveaus door het systeem moeten worden gedekt.

#3 User fit: gebruiksvriendelijkheid en gebruikersbehoeften

Over het algemeen volgen de gebruikers en hun specifieke behoeften uit de process fit. Een goede manier om de juiste user fit te creëren is het beschrijven van user stories: wie ben ik? Wat voor informatie heb ik nodig? En hoe gebruik ik de nieuwe CPM-tool? Bijvoorbeeld:

“Ik ben de financial controller van een beursgenoteerde onderneming. Mijn werk bestaat uit taken die elke dag, maand, kwartaal, half jaar of jaar terugkomen. Om mijn werk makkelijker te maken, moet de nieuwe CPM-tool terugkerende workflows ondersteunen.”

“Ik ben businesscontroller van een private onderneming. Om nauwkeurige strategische adviezen aan het bestuur te verstrekken, heb ik analyses nodig tot op product- of regioniveau. Om mijn werk makkelijker te maken, moet het nieuwe CPM-systeem onafhankelijke rapporten en dashboards bieden.”

Vraag, na het definiëren van de gebruikersgroepen per bedrijf en de eisen per gebruikersgroep, leveranciers om te laten zien hoe zij al deze verschillende gebruikers ondersteunen.

#4 Data fit: ondersteuning voor verschillende datacategorieën

Datacategorieën, volumes en vereisten zijn gerelateerd aan de processen. Elk proces vereist specifieke data. Wilt u bijvoorbeeld ook niet-financiële data toevoegen aan het systeem? In welke mate en met welke hoeveelheid details? Ook dataniveau, datatypes en benodigde data-analyses hebben een grote impact op uw data fit. Bijvoorbeeld: wilt u alleen de totale afstand die uw vrachtwagens maandelijks rijden analyseren, of ook ‘lege kilometers’ onderscheiden?

#5 Technische fit: vereisten voor architectuur en integratie

Voor deze fit gaan veel bedrijven op zoek naar een leverancier die een naadloze integratie met hun huidige systeem biedt. Een integratie die zonder al te veel problemen te realiseren is, gecertificeerd is en toepasbaar is binnen de huidige IT-architectuur. Als dit duidelijk is, moet aan de leverancier worden gevraagd hoe hij samenwerkt met andere ERP-systemen, business warehouses, etc. IT-vereisten hebben meestal betrekking op de gewenste IT-architectuur, het type oplossing (zoals SaaS, on-premise, dedicated of shared hosting), voorkeursleveranciers, hardware-investeringen, certificeringen en beveiligingsbeheer.

#6 Vendor fit: leveranciersonderzoek, methoden en cultuur van leveranciers

Tijdens een leveranciersonderzoek bekijken we de juridische aspecten van een leverancier, zoals waar hun hoofdkantoor is gevestigd (en welk nationaal recht van toepassing is), financiële gegevens, product-roadmap, geheimhoudings- en service level agreements en hun cultuur. De perfecte vendor fit is in de eerste plaats een culturele fit. Is uw werktaal bijvoorbeeld Nederlands, dan is het niet zo handig als de supportdesk alleen Engels spreekt. En bieden ze wel ondersteuning in uw land? Een ander belangrijk kenmerk om te onderzoeken is de benadering van een leverancier. Sommige bedrijven houden niet van de Amerikaanse, verkoopgedreven manier van zakendoen, terwijl anderen juist de voorkeur geven aan deze aanpak. Dit kan in sommige gevallen een dealbreaker zijn.

#7 Price fit: van budget naar waarde

Een grondige analyse van het prijsmodel kan onaangename verrassingen voorkomen. Om de juiste price fit te creëren, onderzoekt u de volgende aspecten:

• Gebruikers: aantal gebruikers, gebruikersrollen en prijs per gebruiker en rol. Is de prijs per gebruiker altijd hetzelfde of zijn er staffels?
• Licentieomvang en schaalbaarheid: zijn alle modules in de licentie inbegrepen of zijn voor aanvullende processen extra modules nodig (en dus extra kosten)?
• Supportpakket: is support inbegrepen in de licentie, en op welk niveau? Welke supportpakketten zijn er en wat kosten ze?
• Implementatie: welke activiteiten zijn inbegrepen in de implementatiekosten? Trainingen voor gebruikers en/of beheerders? Ontwikkeling van maatwerkmodules? Support?

Praat met de CPM Advisory-expert

Cpmview biedt unieke CPM-oplossingen voor financiële planning, consolidatie, rapportage en analyse op maat voor de specifieke behoeften van snelgroeiende of middelgrote organisaties. Geen enkel bedrijf is hetzelfde, dus elke organisatie heeft zijn eigen eisen. Onze CPM-experts hebben veel ervaring in het helpen van bedrijven bij het bepalen van de juiste pasvorm voor uw CPM-toolselectie. Het proces begeleiden, kritische vragen stellen en handelen in uw belang, dat is wat wij doen. Zo helpen wij u de juiste inzichten te verkrijgen, de kwaliteit van de gekozen CPM-oplossing te verbeteren en daarmee uiteindelijk tijd en geld te besparen.