Worstelt u met het financiële consolidatieproces?

Leestijd: 5 minuten

Terwijl financiële planning wordt beschouwd als een van de meest handmatige taken van de financiële afdeling, zijn financiële consolidatie en rapportage een even grote uitdaging. Beide zijn musthaves voor organisaties met meerdere dochterondernemingen en activiteiten over de hele wereld. Maar afhankelijk van het niveau van verfijning van uw financiële consolidatieproces, kan het echt een strijd zijn om uw cijfers juist te krijgen. Hoe komt dat?

Wat is financiële consolidatie en waarom is het zo belangrijk?

Financiële consolidatie en rapportering is het bekendmaken van de resultaten van uw groep aan het publiek, na eliminatie van interne transacties en kosten. Deze externe verslaggeving gebeurt volgens nationale of internationale verslaggevingsnormen.

De geconsolideerde resultaten zijn ook van vitaal belang om inzicht te krijgen in de totale prestaties van bedrijfsactiviteiten, productgroepen, landen, enz. Daarom moeten ook budgetten en prognoses worden geconsolideerd om waardevolle informatie te verschaffen over de prestaties van uw bedrijf en uw activiteiten.

De meeste bedrijven consolideren elke maand en publiceren hun bedrijfsresultaten eenmaal per jaar in hun jaarverslag. Dit is verplicht voor beursgenoteerde ondernemingen. Daarnaast hebben bedrijven steeds meer verplichtingen tegenover belanghebbenden zoals kredietverstrekkers, beleggers, aandeelhouders, belastingautoriteiten en instanties als CBS, DNB en ESG.

Niet voldoen aan al deze regels betekent dat je de continuïteit van je onderneming op het spel zet. En grote risico’s lopen, zoals geen financiële leningen meer, waardedaling van het aandeel, klanten die aan uw duurzaamheid gaan twijfelen of u zelfs verlaten, minder omzet, of vragen van de belastingdienst.

Diverse consolidatie- en rapportagescenario’s

Het financiële consolidatieproces is gewoonlijk beter opgezet dan het budgetterings- en prognoseproces. In het algemeen kunnen we de volgende scenario’s onderscheiden:

• Lage complexiteit: bedrijven die nog steeds Excel gebruiken voor hun financiële consolidatie, vaak ondersteund door een interface met een centrale BI- of datawarehouse-omgeving.
• Middelmatig geavanceerd: bedrijven die hun ERP-systeem of FP&A-tool gebruiken voor hun (gedeeltelijke) financiële consolidatie, gevolgd door handmatige eliminaties.
• Zeer geavanceerd: bedrijven die een consolidatietool of cpm-platform gebruiken om hun actuals, budgetten en prognoses automatisch te consolideren.

Veel voorkomende moeilijkheden in uw financiële consolidatieproces

Te veel gegevensbronnen

Veel bedrijven met veel entiteiten wereldwijd hebben geen centrale ERP-systemen. De meeste entiteiten gebruiken hun eigen systeem en gegevensbron. Dit maakt het verzamelen van alle afzonderlijke informatie in één centrale definitie moeilijk of zelfs onmogelijk.

Te veel betrokkenen

Hoe groter de organisatie, hoe meer mensen betrokken zijn bij het financiële consolidatieproces. Voor multinationals zijn dat gemakkelijk meer dan 100 mensen. Zonder een solide workflow en duidelijke instructies kan het een uitdaging zijn om de vereiste informatie te verzamelen en te verwerken.

Verschillende verslaggevingsstandaarden

In Nederland rapporteren bedrijven gewoonlijk volgens Dutch GAAP of IFRS (voor beursgenoteerde bedrijven).  Een Braziliaanse entiteit kan echter andere verslaggevingsstandaarden hanteren. Dit maakt het aanleveren van de juiste cijfers en het omrekenen naar Dutch GAAP complex.

Verschillende valuta’s

Als u consolideert en rapporteert in euro’s, maar u heeft dochterondernemingen in Brazilië, de VS of Azië, dan moet u werken met verschillende valuta. Dat betekent niet alleen Braziliaanse Reals omrekenen naar Euro’s, rekening houdend met de verschillende wisselkoersen, maar ook voldoen aan allerlei boekhoudkundige regels.

Tijdrovende eliminaties

Intercompany reconciliatie en eliminatie kan tijdrovend zijn omdat het meer omvat dan het samenvoegen van alle gegevens naar één GAAP en één valuta. Alle intercompany zendingen en diensten zullen aan beide zijden van het boek moeten worden afgestemd. Dit is nog complexer als entiteiten niet in hetzelfde systeem zijn opgenomen.

Beperkte of geen drill-down opties

De meeste gegevens die uw dochterondernemingen verstrekken zijn gesubconsolideerde resultaten zonder de onderliggende cijfers. Dit maakt het moeilijk om de aannames en aanpassingen te traceren waarop de informatie is gebaseerd. Toch is de mogelijkheid om door te grasduinen per land, entiteit, business unit of zelfs per activiteit erg belangrijk voor het geval uw accountant vragen gaat stellen of uw CFO om verduidelijking vraagt.

Onvoldoende controleerbaarheid

Wat in de boeken staat, moet ook in het systeem aanwezig zijn. Inclusief aanpassingen, intercompany en andere eliminaties. Maak uw financiële gegevens controleerbaar door het volledige spoor zichtbaar te houden, van GL-boeking tot geconsolideerde resultaten.

Governance en controle

Voldoet uw financiële consolidatieproces aan de governance- en controlevoorschriften? Kunt u garanderen dat alle validaties en controles zijn uitgevoerd? De controlemechanismen die op uw cijfers worden toegepast, moeten transparant zijn voor de raad van bestuur, de raad van toezicht en de (interne) accountant. Wat is er immers erger dan achteraf uw cijfers te moeten corrigeren?

Gebrek aan wendbaarheid

Organisaties zijn dynamisch: fusies en overnames, verkopen en reorganisaties vinden dagelijks plaats. Het beoordelen van de impact van dergelijke structurele veranderingen is van groot belang. Zo ook het analyseren van verschillende scenario’s als onderdeel van het prognoseproces. In Excel is dit complex en tijdrovend. In consolidatiesystemen kunnen de meest voorkomende scenario’s vaak vooraf worden gedefinieerd.

Automatisering maakt uw financiële consolidatie gemakkelijker

Financiële consolidatie en rapportage zijn van vitaal belang voor de reputatie van uw bedrijf. Maar het rapportageproces vereist elke dag meer flexibiliteit en wendbaarheid en de regelgeving en verwachtingen nemen voortdurend toe. U kunt het niet langer bijbenen door data crunching in Excel en hotlining van lokale managers. In de huidige krappe arbeidsmarkt maakt dit u ook minder aantrekkelijk voor nieuwe medewerkers. Investeren in technologie en het automatiseren van uw financiële processen loont. Bijvoorbeeld door een cpm-platform te implementeren om eenvoudig en betrouwbaar te kunnen consolideren en elimineren.

Hoe gaan andere organisaties om met hun financiële planning en consolidatieproblemen? Wat heeft hun leven gemakkelijker gemaakt? U leest het in onze volgende blogpost.