Tekenen dat uw financiële planningsproces veel te complex is

Tekenen dat uw financiële planningsproces veel te complex is

Leestijd: 5 minuten

Het heeft u dagen werk gekost om alle financiële gegevens te verzamelen, in te voeren en samen te voegen. Maar u hebt nog steeds het gevoel dat de informatie die u bekijkt noch volledig noch betrouwbaar is. Zou uw financiële planningsproces u maar minder hoofdbrekens bezorgen. Herkent u dit? Hier zijn enkele belangrijke tekenen dat uw financiële planningsproces veel te complex is.

Waarom budgettering en prognoses van vitaal belang zijn

Een organisatie kan worden gedefinieerd als een samenwerking tussen mensen en andere middelen om waarde te creëren en – meestal vooraf bepaalde – financiële resultaten te behalen. Strategische en financiële planning is essentieel voor het verkrijgen en behouden van een concurrentievoordeel door het nemen van de juiste strategische beslissingen. Nauwkeurige budgettering en prognoses verschaffen u betrouwbare financiële inzichten om de financiële gevolgen van uw beslissingen te beoordelen. En deze inzichten dienen ook om onderweg te controleren of u nog steeds op koers ligt.

Vooral forecasts zijn uiterst belangrijk, omdat ze minder statisch zijn dan budgetten. Rollende prognoses helpen u om uw prognose en doelstellingen periodiek te evalueren en bij te stellen, op basis van werkelijke resultaten en ontwikkelingen. Zo kunnen wereldwijde ontwikkelingen zoals COVID19, problemen in de toeleveringsketen, personeelstekorten en de oorlog in Oekraïne een zware impact hebben op de prestaties van uw onderneming. Als gevolg daarvan zijn de budgetten en plannen die u oorspronkelijk had opgesteld misschien niet langer geldig en moeten ze worden aangepast.

Tekenen dat uw financiële planningsproces veel te ingewikkeld is

Financiële planning is een ingewikkeld proces. Maar sommige ‘groeipijnen’ in uw organisatie kunnen het nog moeilijker maken. Let op de volgende tekenen dat uw financiële planningsproces veel te complex is:

• Te veel mensen betrokken

Financiële planning is cruciaal voor de strategie van uw bedrijf, omdat het de hele organisatie aangaat. Zowel financiële mensen als andere belanghebbenden, zoals verkopers en kostendragers, moeten informatie verstrekken. Hoe meer mensen erbij betrokken zijn, hoe meer moeite en communicatie het kost om bruikbare inzichten te verkrijgen.

• Slechte afstemming tussen bedrijf en financiën

Voor een nauwkeurige financiële planning is informatie uit de business, zoals marktontwikkelingen, vraagprognoses, economische trends en de capaciteit van het bedrijf essentieel. Als business en finance slecht op elkaar zijn afgestemd, wordt uw bedrijfsstrategie een last in plaats van een hulp bij het bereiken van uw bedrijfsdoelstellingen.

• Te veel gegevensbronnen

Het handmatig verzamelen en verzamelen van de input voor uw budgetterings- en prognoseproces uit veel verschillende gegevensbronnen maakt uw financiële planningsproces onnodig complex. Het importeren van informatie uit financiële, operationele, verkoop-, marketing-, HR- en andere systemen in uw financiële systeem – of misschien zelfs een dynamische interface – kan u enorm veel tijd besparen.

• Talloze Excel-sjablonen en -bestanden

Ongeveer 70-80% van de organisaties gebruikt nog steeds Excel voor hun financiële planning. Elke afdeling in uw organisatie heeft misschien zijn eigen Excel-sjabloon. Vaak hebben die sjablonen geen bijpassende lay-out, waardoor het moeilijk en tijdrovend is om gegevens in uw budgetterings- en prognosetool (mogelijk ook een Excel-bestand) in te voeren. En hoe zit het met versiebeheer: weet u zeker dat u in de laatste versie van dit bestand werkt?

• Te veel handmatig werk

Veel CFO’s geven aan dat te veel handmatig werk hun grootste frustratie is. Uiteraard geeft het kopiëren en plakken van informatie tussen Excel-bestanden een grote kans op fouten. Zelfs het invoegen van formules voor het aggregeren en consolideren van gegevens uit verschillende bestanden kan omissies niet volledig voorkomen. Zonder een degelijke workflow en een duidelijk overzicht wordt het verzamelen en wijzigen van gegevens voor uw financiële planning een inefficiënt en tijdrovend proces.

• Onbetrouwbare gegevens

Inefficiënte gegevensverzameling leidt tot onbetrouwbare gegevens. Hoe kunt u in controle zijn en de juiste beslissingen nemen als u niet 100% zeker bent dat u de juiste gegevens hebt, de juiste versie en dat uw gegevens correct zijn?

• Verkeerde strategische beslissingen

Nauwkeurige gegevens en inzichten zijn van vitaal belang voor het bepalen van de strategische richting van uw bedrijf. Als uw gegevens niet tijdig, onvolledig of onbetrouwbaar zijn, loopt u een serieus risico om verkeerde beslissingen te nemen. Beslissingen die niet de verwachte impact hebben op de prestaties van uw bedrijf. Of zelfs een negatieve impact. Auw!

• Slecht evenwicht tussen werk en privé

Over het algemeen duurt een budgetteringsproces tot drie maanden. Een intensief en tijdrovend proces, zeker als u alle informatie handmatig moet verzamelen. En elke maand de feiten vergelijken met het budget betekent overwerken en veel frustratie. Dat heeft een negatieve invloed op de balans tussen werk en privé.

• Geen toegevoegde waarde

In plaats van een echte zakenpartner te zijn door gegevens te analyseren en waardevolle inzichten in prestaties te geven, besteedt uw business controller het grootste deel van zijn tijd aan het kraken van gegevens. Dit maakt zijn dagelijkse werk een stuk minder interessant en voegt zeker geen waarde toe aan uw bedrijf.

• Niet aantrekkelijk voor nieuwe medewerkers

In de huidige krappe arbeidsmarkt geeft een inefficiënte financiële planning met veel handmatig werk u een groot concurrentienadeel bij het aantrekken van talent. Wat heeft u liever: werken met geavanceerde financiële software of gegevens kraken om informatie te verkrijgen voor uw financiële planning?

Automatisering maakt uw financiële planning eenvoudiger

Gezien de krappe arbeidsmarkt en het vitale belang van budgettering en forecasting loont het om te investeren in technologie en uw financiële processen te automatiseren. Bijvoorbeeld door een cpm-platform te implementeren dat het verzamelen en verwerken van gegevens eenvoudig en betrouwbaar maakt.

U hoeft geen extra mensen meer in te huren om problemen op te lossen door nog meer gegevens te kraken. Zeg hallo tegen het aantrekken van high potentials die echt waarde kunnen toevoegen aan uw bedrijf door nauwkeurige gegevens om te zetten in veelbelovende inzichten.

Niet alleen budgetteren en voorspellen kan een uitdaging zijn. In onze volgende blogpost leest u alles over veel voorkomende rapportage- en afsluitingsproblemen.