IFRS 18-implementatie: zo pakt u het aan

Deel 1: een praktische gids voor finance teams

• IFRS 18 is meer dan een rapportagewijziging
  Het vraagt om afstemming tussen rekeningschema, systemen, data en organisatie. 
• Dataconsistentie binnen de groep is de grootste uitdaging
  Vooral in omgevingen met meerdere entiteiten en ERP-systemen, waar lokale boekingen niet altijd aansluiten op IFRS 18-classificaties. 
• Balans is cruciaal: voorkom over-engineering
  Te veel automatisering en uitzonderingen vergroten de complexiteit en bemoeilijken onderhoud en toekomstige aanpassingen. 

IFRS 18, die per 1 januari 2027 van kracht wordt, staat inmiddels hoog op de agenda van financiële verslaggeving. Terwijl adviseurs, accountants en consultants de implicaties actief bespreken, zijn praktijkervaringen met de implementatie nog beperkt beschikbaar. 

In dit en de volgende artikelen richten wij ons op de praktische kant van IFRS 18. We delen inzichten uit onze implementatietrajecten, aangevuld met concrete handvatten en bewezen aanpakken, zodat u goed voorbereid bent op uw IFRS 18-transitie.

1. Herinrichting van het grootboekrekeningschema: meer dan alleen extra rekeningen

IFRS 18 introduceert nieuwe rapportagelijnen en aggregaties en brengt een meer gestructureerde opzet voor operationele winst. Een van de eerste stappen voor organisaties is het herontwerpen van het grootboekrekeningschema. 

In de praktijk betekent dit vaak dat nieuwe rekeningen moeten worden toegevoegd of bestaande rekeningen moeten worden opgesplitst in meerdere categorieën: operationeel, investerend en financierend. 

Dit vraagt om een zorgvuldige interpretatie en duidelijke accountingrichtlijnen richting de organisatie. Een helder (groepsbreed) rekeningschema (CoA) en consistente accountingrichtlijnen vormen de basis voor een succesvolle IFRS 18-transitie.

2. Dataverzameling binnen entiteiten: de afstemmingsuitdaging

De impact van IFRS 18 hangt sterk af van het aantal rapporterende entiteiten en de gebruikte ERP-systemen. Het is aan te bevelen om de IFRS 18-aanpak centraal vast te stellen en te vertalen naar duidelijke en consistente richtlijnen, met de zekerheid dat lokale entiteiten de benodigde data kunnen aanleveren. 

Een belangrijke uitdaging ligt in het afstemmen van boekingen tussen lokale ERP-systemen en de consolidatieomgeving. In veel gevallen kan dit worden opgelost door boekingsregels aan te passen op basis van een principle-based mapping. 

In andere, meer uitzonderlijke situaties is dit echter onvoldoende en zijn allocatiemechanismen of handmatige herclassificaties nodig om uitzonderingen correct te verwerken. 

Voorbeelden van transacties waarbij een principle-based mapping niet altijd volstaat, zijn: 

• Centrale overheadallocaties 
• Shared servicekosten 
• Baten en lasten van financiële instrumenten 
• Valutaresultaten 

In deze gevallen worden transacties lokaal vaak op generieke rekeningen geboekt, waardoor aanvullende logica of herclassificaties nodig zijn om te voldoen aan de IFRS 18-classificatie.

3. Balans tussen nauwkeurigheid en complexiteit

Organisaties moeten een balans vinden tussen nauwkeurigheid en beheersbaarheid. De uitdaging is om de juiste mix te bepalen tussen principle-based mapping en geautomatiseerde classificatie van operationele, investerings- en financieringsactiviteiten. 

Overmatige maatwerkoplossingen en een groot aantal uitzonderingen leiden al snel tot ongewenste complexiteit, wat onder andere resulteert in: 

• Lokale entiteiten krijgen hierdoor moeite om de juiste rekeningen consistent te gebruiken 
• Extra correctieregels worden toegevoegd in de consolidatie, waardoor het model moeilijker te onderhouden wordt 
• Bij wijzigingen in regelgeving of management performance measures (MPM’s) moet de hele structuur opnieuw worden ingericht 

In de praktijk zien we dat te sterk maatwerk vaak weinig duurzame waarde toevoegt en toekomstige wijzigingen bemoeilijkt.

4. Change management: de menselijke factor

Hoewel systeemaanpassingen belangrijk zijn, is effectief change management minstens zo cruciaal. Lokale accountingteams moeten in staat zijn om op het nieuwe detailniveau te rapporteren. 

Wanneer lokale bedrijfsonderdelen hier niet goed op zijn voorbereid, levert zelfs de beste technische inrichting niet het gewenste resultaat op. 

Een succesvolle aanpak bestaat uit: 

• Een duidelijk runbook 
• Gerichte trainingen 
• Een pilotfase met een beperkt aantal entiteiten 

Hiermee wordt de overgang beheersbaar en consistent uitgevoerd.

5. Parallelle rapportage: omgaan met dubbele verslaggeving

Veel organisaties zullen tijdens de afsluiting van 2026 zowel IAS 1 als IFRS 18 gaan rapporteren, aangezien de cijfers voor 2026 aangepast volgens IFRS 18 moeten worden gepresenteerd in het jaarverslag 2027. 

Dit brengt extra complexiteit met zich mee, zoals: 

• Dubbele rapportagestructuren 
• Meerdere aggregaties 
• Aanvullende datavalidaties 

In de praktijk leidt dit tot een hogere werklast en risico op inconsistenties als de aanpak niet goed wordt gecoördineerd. Heldere definities, eigenaarschap en een ‘runbook’ zijn essentieel. Het is belangrijk om parallelle rapportage expliciet op te nemen in het change managementplan.

6.Classificatie binnen organisaties met meerdere bedrijfsactiviteiten

Het classificeren van activiteiten naar operationeel, investerend of financierend is niet altijd eenduidig. Dit geldt met name voor gediversifieerde groepen met verschillende businessmodellen. 

De classificatie kan verschillen tussen moedermaatschappij en dochterondernemingen, afhankelijk van hun rol in de waardeketen. Zo kan een activiteit op lokaal niveau als operationeel worden gezien, terwijl deze op groepsniveau als investeringsactiviteit wordt beschouwd.

Van uitdaging naar oplossing 

De implementatie van IFRS 18 is geen puur technische exercitie. Het vraagt om afstemming tussen systemen, processen en mensen. De complexiteit verschilt per organisatie en hangt onder meer af van de omvang, het IT-landschap en de volwassenheid van de rapportagefunctie. 

Organisaties die IFRS 18 benaderen als een bredere transformatie – in plaats van een compliance-oefening – zijn beter in staat een toekomstbestendige oplossing te realiseren. 

Klaar om de volgende stap te zetten? 

In ons volgende artikel delen we praktische ontwerpprincipes, belangrijke keuzes en bewezen aanpakken op basis van onze IFRS 18-implementatie-ervaring.