Gestructureerde en geautomatiseerde maandelijkse prognose

Windesheim, een van de grotere hogescholen in Nederland met 20.500 studenten, gebruikt SAP BPC om gegevens te analyseren en om rapporten efficiënt en op maat te maken. Er is nu meer tijd om de resultaten te analyseren en te gaan werken met scenarioplanning.

Windesheim behoort tot de top-3 van hogescholen in Nederland, bekend om zijn persoonlijke benadering, kleine klassen (15-20 studenten) en de nauwe samenwerking met het bedrijfsleven en openbare instellingen.

Windesheim maakt sinds 2011 gebruik van SAP Business Planning & Consolidation (BPC) voor budgettering, forecasting en rapportage. Daarom maakten zij gebruik van Excel. Dit nam veel kostbare tijd in beslag. Bij het werken met meerdere mensen aan een bestand was het altijd spannend om te zien hoe dit terugkwam. Zijn er aanpassingen gedaan? Zo ja, welke en door wie? Waren alle formules nog correct? Planning & Control had behoefte aan een betrouwbare oplossing voor het opstellen van het budget, de prognose en de rapportages. Windesheim ging daarom op zoek naar een oplossing om de planning- en controlecyclus beter te ondersteunen.

Samen met Deloitte startte Windesheim een selectieproces om de juiste software te vinden die voldeed aan de wensen en eisen van Windesheim. SAP BPC kwam in deze procedure naar voren als de beste oplossing. Deloitte heeft het proces vervolgens samen met Windesheim uitgewerkt en vertaald naar de nieuwe oplossing. cpmview is door Deloitte gevraagd om de implementatie met hen uit te voeren, omdat cpmview de specifieke kennis en jarenlange ervaring heeft met de implementatie van SAP BPC. Door de combinatie van financiële en technische kennis hebben zij het project tot een succes gemaakt.

Het SAP BPC-implementatieproces is in slechts drie maanden tijd afgerond. Een van de voordelen was dat ondanks drie betrokken partijen (Windesheim, Deloitte en cpmview) met een klein team aan het project kon worden gewerkt. Andere afdelingen hadden geen last van de implementatie. Windesheim werkt momenteel met SAP BPC 10.1 (bij de start was dit 7.5).

Eelko Merkus: “We waren zeer goed betrokken bij de implementatie. Er was een wekelijkse update over de voortgang en er werd ons gevraagd om onze input. Ook werden de juiste mensen betrokken bij het testen en werden de bevindingen met ons gedeeld. Dat werkte als een droom.”

Drie hoofdlijnen: budget, forecast en rapportage Windesheim gebruikt onder andere SAP BPC voor het opstellen van studentenprognoses. Dat is belangrijk om de inkomsten te kunnen bepalen. De studentenprognoses zijn dus belangrijk voor het opstellen van het budget en de meerjarenprognoses. Daarnaast wordt SAP BPC ook gebruikt voor het opstellen van de prognose en voor rapportages over de realisatie. Samen resulteert dit in drie hoofdlijnen waarvoor Windesheim SAP BPC gebruikt: budget, forecast en rapportage. De implementatie van SAP BPC heeft geleid tot een enorme verhoging van de efficiëntie.

De stap naar scenarioplanning en mooie dashboards

Windesheim wil SAP BPC gebruiken voor scenarioplanning ‘what-if’ scenario’s. Dit maakt het relatief eenvoudig om inzicht te krijgen in het effect van bijvoorbeeld een toename of afname van het aantal studenten. Daarnaast is er behoefte aan meer uitleg over rapportages. Eelko Merkus: “We moeten ons meer richten op analyses en sneller anomalieën kunnen opsporen.

ER WAS EEN DUIDELIJK PLAN, HET CPMVIEW TEAM HEEFT BEGRIP VAN FINANCE, ICT EN HOE MENSEN AAN BOORD TE KRIJGEN. DAT WERKTE HEEL GOED.